„Wir kennen unsere Kostentreiber“

Interview mit Stephan Trümper, Kaufmännischer Koordinator bei DuMont Systems

Die Mediengruppe M. DuMont Schauberg (MDS) zählt zu den großen, traditionsreichen Medienhäusern Deutschlands. Ihre IT-Aktivitäten bündelt die MDS in einer übergreifenden Einheit. Die DuMont Systems stellt für mehrere Tausend Mitarbeiter an vier Standorten sowie externe Kunden der Medienbranche über 180 Produkte zur Verfügung. Um Transparenz über alle IT-Kosten zu erhalten, setzte der IT-Dienstleister ein professionelles IT-Finanzmanagement um.

Zeitungsdruck bei DuMont

Warum führten Sie ein professionelles IT-Finanzmanagement ein?
Die Professionalisierung unseres IT-Finanzmanagements hatte zum Ziel, Kosten- und Leistungstransparenz für unsere IT-Services zu schaffen, das Kosten- und Qualitätsbewusstsein in der IT sowie bei internen und externen Kunden zu schärfen und Einsparpotenziale aufzudecken. Hierfür müssen unter anderem technische Aktivitäten in für den Kunden verständliche Produkte überführt werden. Es gilt also zu erläutern, wie sich zum Beispiel die Aufwände zur Bereitstellung eines SAP-Arbeitsplatzes aufschlüsseln und welchen Anteil die internen Kosten für das Rechenzentrum an den IT-Leistungen haben. Bis vor kurzem haben wir die Kosten zum größten Teil pauschal verteilt. Irgendwann wollten wir aber in der IT genauer wissen, welche die Kostentreiber in unserer Wertschöpfungskette sind.

Für welche Prozesse im IT-Controlling nutzen Sie die Lösung anafee?
Wir setzen anafee in der Kostenplanung ein. Ebenso nutzen wir die Lösung für die Preisfindung und Erlösplanung, sprich, wir wickeln den gesamten Prozess der internen Leistungsverrechnung damit ab. Als nächstes planen wir, auch die Rechnungsstellung über die Software abzubilden und das nachgelagerte ERP-System anzubinden. Die Fragen nach dem Wertschöpfungsbeitrag der IT können wir dank der neuen Lösung besser beantworten, denn mit anafee kennen wir unsere Kostentreiber. Nützlich sind auch die webbasierten Zugriffsmöglichkeiten von anderen Beteiligten. So sollen zukünftig zum Beispiel Produktmanagement, Consulting oder das zentrale Controlling der Kunden die Möglichkeit haben, sich auf das System zu schalten und dort eine Mengenplanung abzugeben. Wo es jetzt noch Excel-Mappen von allen Beteiligten gibt, steht dann eine integrierte Lösung, in der wir alle Kosten aus den verschiedenen Servicebereichen konsolidieren und den Leistungen gegenüberstellen können.

Warum bilden Sie Ihre IT-Kosten nicht über ein ERP-System ab?
Eine Sekundärverrechnung beziehungsweise Leistungsverrechnung über ein ERP-System wie SAP ist gerade bei der Vielzahl an Produkten in unserem Hause schwierig. Wir haben knapp 400 Services. Die in SAP verfügbaren Mechanismen erlauben es nicht, ein professionelles IT-Finanzmanagement effizient durchzuführen. Mit einer Finanzmanagement-Lösung wie anafee kann ich beispielsweise neben Sekundär- auch die Primärkosten aufsplitten und erhalte so eine feingliedrige, zentrale Übersicht über alle Servicekosten-Bestandteile.

Wie verlief die Umsetzung des anafee Projekts?
Die Umsetzung lief problemlos. Die Anforderungen kamen von uns oft recht spontan und wurden trotzdem zügig umgesetzt. Wir haben von der Kompetenz des anafee Consultants sehr profitiert. Aber wir waren auch selbst gut vorbereitet. Da ich die Lösung schon kannte, konnte ich Erfahrungen aus dem vorangegangenen Projekt einbringen. Einige Funktionen der Lösung, zum Beispiel die Möglichkeit, kundenindividuelle Tarife IT-gestützt abzubilden, waren aber auch für mich neu. In nicht ganz einem Jahr hatten wir das komplette Projekt, von der Einführung und Umsetzung bis zur Erstellung des Produktkatalogs, abgeschlossen. Eines steht für mich nach dem Projekt fest: Nur wenn die Kostenentstehung transparent, nachvollziehbar und verursachungsorientiert zurechenbar ist, können Kosten analysiert, beurteilt, kontrolliert, begründet und letztlich gesenkt werden.

Wie sieht die weitere Planung aus?
Nachdem wir die Kostenplanung mit der Lösung abgeschlossen haben, folgt jetzt die IST-Verrechnung. Die Daten übermitteln wir in Kürze an unser SAP-System, damit die Buchungen stattfinden können. Eine weitere Aufgabe für uns ist es, den Servicekatalog weiter zu schärfen, das heißt, einige der Produkte, die wir zunächst in Pakete zusammen-gefasst hatten, auseinander zu rechnen. Denn manche Kunden möchten gerne eine noch etwas verursachergerechtere Aufstellung der Kosten.