“Conocemos nuestros factores de costes”

Entrevista con Stephan Trümper, coordinador comercial en DuMont Systems

El grupo de medios de comunicación M. DuMont Schauberg (MDS) es una de las empresas de medios más grandes y con mayor tradición de Alemania. MDS agrupa sus actividades informáticas en una unidad global. DuMont Systems pone más de 180 productos a disposición de varios miles de empleados en cuatro ubicaciones, así como a clientes externos del sector de medios. Para mantener la transparencia sobre todos los costes informáticos, este proveedor de servicios informáticos estableció una gestión financiera informática profesional.

¿Por qué introdujo una gestión financiera informática profesional?

La profesionalización de nuestra gestión financiera informática tenía como objetivo generar transparencia de costes y prestaciones para nuestros servicios informáticos, fomentar la concienciación acerca de los costes y la calidad de los servicios informáticos y con los clientes internos y externos y descubrir potenciales de ahorro. Para ello, entre otras cosas, las actividades técnicas tenían que transferirse a productos comprensibles para los clientes. Por lo tanto, era necesario aclarar como se desglosan, por ejemplo, los gastos para la preparación de un puesto de trabajo SAP y qué proporción tienen los costes internos para el centro de cálculo en las prestaciones informáticas. Hasta hace poco, habíamos distribuido los costes mayoritariamente en bloques fijos. Pero a partir de cierto momento, en los servicios informáticos queríamos saber cuáles eran los generadores de costes en nuestra cadena de generación de valor.

¿Para qué procesos de controlling de servicios informáticos utiliza la solución anafee?

Utilizamos anafee en la planificación de costes. También utilizamos esta solución para la determinación de precios y la planificación de ingresos, es decir que desarrollamos el proceso completo de la imputación interna de prestaciones. Como próximo paso, estamos pensando en realizar la facturación a través de este software y vincular el sistema ERP asociado. Ahora, gracias a la nueva solución podemos responder mejor a las cuestiones acerca de la aportación de los servicios informáticos a la generación de valor, ya que con anafee conocemos nuestros generadores de costes. También resultan muy útiles las posibilidades de acceso a través de la web de otros participantes. Así, en el futuro la gestión de productos, la consultoría o el controlling central de los clientes deben tener la posibilidad de conectarse al sistema y entregar una planificación de cantidades. En los lugares donde aún hoy existen carpetas de Excel de todos los participantes, habrá en el futuro una solución integrada en la que podremos consolidar todos los costes de las diferentes áreas de servicios y compararlos con las prestaciones.

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¿Por qué no visualiza sus costes informáticos a través de un sistema ERP?

Una imputación secundaria o una imputación de prestaciones a través de un sistema ERP como SAP resulta especialmente difícil en nuestra empresa precisamente por la multitud de productos. Tenemos casi 400 servicios. Los mecanismos disponibles en SAP no permiten realizar de manera eficiente una gestión financiera informática profesional. Con una solución de gestión financiera como anafee, por ejemplo puedo desglosar los costes primarios y secundarios y obtener una visión general centralizada y precisa de todos los componentes de los costes de servicios.

¿Como se realizó la implementación del proyecto anafee?

La implementación se llevó a cabo sin problemas. Los requerimientos partieron de nosotros de manera completamente espontánea y, a pesar de ello, fueron puestos en práctica ágilmente. Sacamos un gran beneficio de la capacidad técnica de los consultores de anafee. Por supuesto, nosotros también estábamos bien preparados. Como yo ya conocía la solución, pude incorporar mis experiencias del anterior proyecto. Pero algunas funciones de la solución como, por ejemplo, la posibilidad de visualizar las tarifas individuales de los clientes con soporte informático, eran nuevas para mí. En menos de un año, habíamos terminado el proyecto completo desde su introducción e implementación hasta la elaboración del catálogo de productos. Después del proyecto, estoy seguro de una cosa: Solo si la generación de costes es transparente, comprensible e imputable basándose en sus causas, será posible analizar, evaluar, controlar, justificar y, en último término, reducir los costes.

¿Cómo ha previsto la planificación posterior?

Después de terminar la planificación de costes con la solución, ahora le sigue la imputación de costes reales. En breve transferiremos los datos a nuestro sistema SAP para que puedan realizar la contabilización. Otra tarea que tenemos es detallar mejor el catálogo de servicios, es decir, contabilizar por separado algunos de los productos que hemos combinado en paquetes en un primer momento. A algunos clientes les gustaría disponer de una descripción de los costes basada todavía mejor en sus originadores.