Cómo Evaluar la Gestión Presupuestaria de TI

Los diferentes modos de proceder para la elaboración de presupuestos informáticos

No cabe duda de la importancia de la realización de una presupuestación bien concebida, pero puede ser discutible lo que significa el concepto de «bien concebido» cuando se entra al detalle. Existen diferentes formas de diseñar y desplegar un presupuesto y no hay ninguna solución individual totalmente perfecta para cada escenario presupuestario ya que las decisiones presupuestarias y la planificación de proyectos pueden ser muy diferentes de unas empresas a otras. En cualquier caso, en general podemos distinguir entre tres enfoques principales para la realización y asignación de un presupuesto informático, y todos ellos tienen ventajas y desventajas:

El enfoque centralizado

Este enfoque está basado en un modelo de presupuestación centralizada para el área de TI, sus diferentes necesidades y proyectos. Los medios son distribuidos por el CFO a los distintos departamentos y a sus proyectos hasta el límite donde se agota el presupuesto. La ventaja en este modelo es que la gestión de los costes y los recursos informáticos se realiza de una manera relativamente simple y sencilla. Pero con este modelo y en el peor de los casos, se puede frenar el crecimiento de la empresa ya que existe el riesgo de que no queden fondos para algunos proyectos prometedores e innovadores.

El enfoque descentralizado

En este enfoque, la presupuestación se aborda desde un modelo inverso al anterior: los proyectos informáticos son presupuestados por el departamento de TI y evaluados por el CFO caso a caso. De esta manera se puede focalizar de una manera más precisa y prioritaria los proyectos informáticos críticos y aquellos que podrían generar más valor de lo que se podrían realizar con el estricto modelo del enfoque centralizado. La desventaja es que se dificultan los planes presupuestarios futuros a largo plazo y que el presupuesto informático necesario puede superar ampliamente los recursos disponibles.

El enfoque iterativo

El enfoque iterativo es un modelo híbrido que intenta conciliar los dos métodos anteriormente descritos. En un primer paso se determina un presupuesto TI de manera similar al enfoque centralizado. A continuación, se evalúan los proyectos disponibles caso a caso (como sucede en el enfoque descentralizado) y se les asigna el presupuesto. Por último, se analizan los proyectos restantes y se determina un nuevo presupuesto inicial para el próximo ciclo de presupuestos. A primera vista, esto para ser el mejor método, pero naturalmente requiere gran cantidad de opciones de sourcing y que, por tanto, puede no ser aplicable al contexto presupuestario de cualquier empresa.

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Aproveche ahora la oportunidad de que le expliquemos en detalle los aspectos que aquí hemos mencionado sobre la elaboración de presupuestos informáticos.

  • ¿Qué enfoque de elaboración presupuestaria de TI es apropiado para mi empresa?
  • ¿Cómo puedo aprovechar mejor la planificación basada en diferentes escenarios?
  • ¿Qué beneficios pueden proporcionarme las herramientas ITFM para el éxito de mi negocio?

Nuestros expertos del servicio de soporte estarán encantados de responder a todas sus preguntas.

Planificación de presupuestos basada en escenarios

Una potente herramienta de decisión predictiva para utilizar uno de estos enfoques presupuestarios es la llamada “Planificación de Presupuestos basada en Escenarios”. La suite de software anafee hace que sea posible modificar todos los parámetros y variables de la elaboración de los presupuestos de IT y contemplar los distintos escenarios que generan. De este modo, es posible planificar con fiabilidad a futuro, corregir desviaciones, mejorar resultados a partir de las inversiones y abordar exitosamente los posibles casos de emergencia:

  • ¿Qué costes podrían generarse mediante la adquisición de un nuevo puesto de trabajo? ¿Qué valor podría generar?
  • ¿Cómo podría influir el recorte del presupuesto de un servicio informático determinado en la cadena de generación de valor?
  • ¿Qué pasaría si para los servicios de almacenamiento utilizamos los análisis comparativos en lugar de los costes unitarios? ¿Cómo influiría esto en los precios de los servicios?
  • ¿Qué ocurriría si los precios de suministro y/o mantenimiento de un servicio o producto subieran de manera inesperada? ¿Cómo se podría contrarrestar?

Para ilustrar mejor las ventajas de la unificación de presupuestos basado en escenarios, quisiéramos explicar un breve ejemplo: Supongamos que quisiéramos trasladar el 50% de nuestro espacio de almacenamiento actual a la nube. En primer lugar, utilizaríamos nuestro escenario (PLAN,) en el que están incorporadas todas las cifras actuales relativas al presupuesto y a los costes del actual modelo ON PREMISE. Partiendo de estas cifras, elaboramos un escenario derivado en el que adaptamos las métricas correspondientes a la transferencia a la nube. Así obtendremos una predicción acerca de la posible incidencia que tendría la transferencia del espacio de almacenamiento actual a la nube, por ejemplo, en los costes informáticos y en los clientes a los que se les da servicio. Precisamente, anafee facilita la elaboración y comparación de escenarios de ese tipo.

La toma de decisiones para cuestiones de ese tipo puede simplificarse considerablemente con la planificación de presupuestos basada en escenarios. Esta herramienta ofrece más flexibilidad, una visión más profunda y predicciones más acertadas en lo que se refiere a la generación de valor y a la planificación y adaptación futura del presupuesto informático.

Teniendo en cuenta estas ventajas, merece la pena tener en consideración las recomendaciones que acabamos de mencionar para la elaboración de presupuestos. Los recursos existentes se han de tener en cuenta y tomar decisiones basadas en ellos para la financiación de los proyectos informáticos. Si se utiliza la planificación basada en escenarios, resulta más sencillo dar pasos flexibles y basados en hechos.