Cómo Monitorear Eficazmente los Costes de TI

Cómo abordar los fundamentos del control de costes informáticos

Una visión general completa de los recursos informáticos permite lograr un mejor control de dichos costes. En este artículo, realizaremos una descripción más detallada de los aspectos que deberían tener idealmente los procesos que se sitúan tras este control de costes informáticos.

Las particularidades de los costes informáticos

Tan pronto como se tenga una visión general de los recursos informáticos, es necesario hacer un seguimiento de dichos costes a lo largo de todos los elementos de la cadena de generación de valor: desde el libro mayor, pasando por los centros de costes básicos, hasta los servicios empresariales realizados. Idealmente, se puede identificar exactamente qué recursos informáticos y que número exacto de ellos procedentes de los centros de costes han contribuido a un determinado servicio empresarial. Ya puede imaginar cuál sería la siguiente pregunta:

Domine el control de costes informáticos en 10 pasos

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Para la optimización de los procesos de control de costes informáticos deben tenerse en cuenta muchas cosas y responder a varias preguntas:

  • ¿Qué coste tienen mis servicios informáticos y qué valor generan?
  • ¿De dónde proceden exactamente los costes y cómo puedo reducirlos?
  • ¿Como distribuyo mi presupuesto de manera óptima?

Descubra cómo puede resolver estas cuestiones con nuestro informe técnico: «Los 10 pasos para una gestión de éxito de los costes informáticos»

Otra pregunta importante, y hay muchas formas de responderla. Tradicionalmente, las empresas gestionan los costes informáticos con ayuda de ficheros Excel, otras soluciones similares de tratamiento de datos y gran cantidad de personas especializadas. En la actualidad existen herramientas de software que pueden simplificar la gestión financiera informática (tales como anafee). Permite mantener una panorámica completa sobre la distribución de costes en cada lugar de la cadena de creación de valor y llevan incorporada toda la inteligencia de negocio. ¿Pero qué forma toma todo esto en detalle?

El flujo de coste a servicio (cost-to-service-flow)

Como sugiere el nombre «cost-to-service-flow», se trata de una distribución detallada de los costes informáticos desde el libro mayor hasta los servicios empresariales entregados. El objetivo es la determinación del Coste Total sobre la Propiedad (Total Cost of Ownership – TCO) de unidades de negocio específicas, de manera que sea posible realizar el seguimiento de los costes vinculados hasta sus origenes. Las herramientas ITFM anteriormente mencionadas permiten mantener una panorámica general completa y accesible de este «cost-to-service-flow»:

Aquí se puede observar de dónde provienen los costes informáticos y hacia dónde fluyen en último término. Habitualmente, los costes informáticos se distribuyen desde el libro mayor a los diferentes centros de costes (por ejemplo, empleados, hardware/software, telecomunicaciones, etc.). Estos recursos se distribuyen posteriormente en las llamadas “Torres IT”, es decir, pre-productos tales como la gestión informática y el almacenamiento de datos. Desde allí, se transforman y se delegan en distintos productos y servicios informáticos que, posteriormente, se emplean para la prestación de los servicios empresariales finales. Naturalmente, este esquema es bastante rudimentario, mientras que la visión que permiten las herramientas ITFM es con diferencia más detallada y completa. En particular, anafee desarrolla un modelo de costes informáticos transparente para optimizar la distribución de costes.