Wie man das IT-Budget effektiv verteilt

Die verschiedenen Vorgehensweisen zur IT-Budgetierung

Im letzten Beitrag haben wir erklärt, wie ITFM-Tools die IT-Kostenkontrolle vereinfachen können. Heute tauchen wir etwas tiefer in das nahverwandte Thema der IT-Budgetierung ein.

Niemand würde die Wichtigkeit durchdachter Budgetierung anzweifeln, doch es ist diskutabel, was „durchdacht“ im Detail bedeutet. Es gibt unterschiedliche Wege, das Budget zu verteilen, und es gibt keine einzelne perfekte Lösung für jede Situation, da sich Budgetierungsentscheidungen und das Planen von Projekten von Firma zu Firma stark unterscheiden können. Man kann jedoch pauschal zwischen drei Hauptansätzen bei der Zuweisung des IT-Budgets unterscheiden, und sie kommen alle mit ihren Vor- und Nachteilen:

Der zentralisierte Ansatz

Bei diesem Ansatz gibt es ein zentrales IT-Budget, das für die verschiedenen Bedarfe und Projekte zur Verfügung steht. Diese Mittel werden vom CFO auf die verschiedenen Departments und deren Projekte verteilt, bis das Budget aufgebraucht ist. Der Vorteil ist, dass die Verwaltung von IT-Kosten und –Ressourcen relativ simpel und reibungslos vonstatten geht. Jedoch könnte durch dieses Vorgehen im schlimmsten Fall das Wachstum der Firma gebremst werden, da eventuell keine Gelder für vielversprechende, zukunftsweisende Projekte übrig bleiben.

Der dezentralisierte Ansatz

Hier werden die Dinge von der anderen Seite angegangen: die IT-Projekte werden von der IT-Abteilung vorgeschlagen und dann Fall für Fall vom CFO beurteilt. Dadurch kann ein stärkerer Fokus auf IT-Projekte gelegt werden, die möglicherweise mehr Wert generieren können, als es bei der stringenten Budgetierung des zentralisierten Ansatzes der Fall ist. Der Nachteil ist, dass langfristige, zukünftige Budgetpläne erschwert werden und das notwendige IT-Budget die verfügbaren Ressourcen gut und gerne übersteigen kann.

Der iterative Ansatz

Der iterative Ansatz ist der Versuch, die beiden bereits genannten Methoden unter einen Hut zu bekommen. Im ersten Schritt wird ein IT-Budget festgelegt, ähnlich wie im zentralisierten Ansatz. Danach werden die verfügbaren Projekte (wie es beim dezentralisierten Ansatz geschieht) von Fall zu Fall beurteilt und das Budget zugewiesen. Schließlich werden übriggebliebene Projekte analysiert und ein neues Initialbudget für den nächsten Budgetierungszyklus festgelegt. Auf den ersten Blick scheint dies die beste Methode zu sein, jedoch ist ersichtlich dass sie ein größeres Ausmaß ans Sourcing-Optionen benötigt, und dadurch vielleicht nicht für jedes Unternehmen umsetzbar ist.

IT-Budget Ansätze

Szenario-basierte Budgetplanung

Ein mächtiges Werkzeug bei der Festlegung auf einen dieser Budgetierungsansätze ist die sogenannte Szenario-basierte Budgetplanung. Die anafee Software-Suite macht es möglich, sämtliche Parameter und Variablen der IT-Budgetierung zu modifizieren und die dadurch entstehenden Szenarien durchzuspielen. So lässt sich verlässlich für die Zukunft und für eventuelle Notfälle planen:

  • Welche Kosten könnten durch Erwerben des Postens XYZ entstehen? Welchen Wert könnte dieser generieren?
  • Wie würde das Kürzen des Budgets für einen bestimmten IT-Service die Wertschöpfungskette beeinflussen?
  • Was, wenn wir für Storage Services Benchmarks anstelle von Stückkosten benutzen? Wie würde das Service-Preise beeinflussen?
  • Was, wenn die Lieferpreise eines Services oder Produkts unerwartet ansteigen? Wie kann man dem entgegenwirken?

Um die Vorzüge der Szenario-basierten Budgetplanung besser zu illustrieren, möchten wir ein kurzes Beispiel erläutern: angenommen, wir würde 50% unseres Speicherplatzes in die Cloud verlegen wollen. Zunächst würden wir uns auf unser PLAN-Szenario berufen, in dem sämtliche aktuellen Zahlen bezüglich des Budgets und der Kosten hinterlegt sind. Ausgehend von diesen Zahlen erstellen wir ein abgeleitetes Szenario, in dem wir die Metriken entsprechend des Cloud-Transfers anpassen. So erhalten wir eine Voraussage darüber, wie sich eine Verlegung des Speicherplatzes in die Cloud beispielsweise auf IT-Kosten und belieferte Kunden auswirken könnte. Gerade anafee macht es leicht, derartige Szenarien zu erstellen und zu vergleichen.

Das Treffen von Entscheidungen bei derartigen Fragen kann durch szenario-basierte Budgetplanung erheblich vereinfacht werden. Dieses Tool bietet mehr Flexibilität, tiefere Einsichten und weisere Voraussichten, was die Wertgenerierung und die zukünftige Planung und Anpassung des IT-Budgets angeht.

In Anbetracht dieser Vorteile lohnt es sich, die hier genannten Ratschläge bei der Budgetierung im Hinterkopf zu behalten. Die vorhandenen Ressourcen müssen in Betracht gezogen, und darauf basierend Entscheidungen für die Finanzierung von IT-Projekten getroffen werden. Durch das Nutzen von Szenario-basiertem Planning wird es einfacher, faktenbasierte, flexible Schritte zu tätigen.

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Ergreifen Sie jetzt die Gelegenheit, sich die hier erläuterten Aspekte der IT-Budgetierung im Detail erklären zu lassen.

  • Welcher IT-Budgetierungsansatz ist für mein Unternehmen geeignet?
  • Wie kann ich szenario-basierte Planung optimal Nutzen?
  • Welchen Nutzen können ITFM-Tools für meinen Geschäftserfolg bringen?

Unsere Service-Experten nehmen sich gerne Zeit, Ihnen alle Fragen zu beantworten.

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