IT Financial Management: Service-Kategorien, Automatisierung und Transfer Pricing

Von Bernd Worlitzer & Fabian Mieloch, Serviceware SE

Idealtypische finanzielle Steuerung von IT-Services, Teil 2: Kategorisierung von Services,  Dezentralisierung und Automatisierung, Transfer Pricing und SLA-Management

(Dies ist Teil 2 einer dreiteiligen Blogreihe rund um das Finanzmanagement von IT-Services. Klicken Sie hier für Teil 1, in dem es um den Servicekatalog, TCO und Verbrauchserfassung geht.)

4. Aufteilung der Services in verschiedene Kategorien/Abstufungen/Klassen

In Studien und Berichten werden oftmals die Einsparpotentiale des IT Finanz-Managements hervorgehoben. Doch wie entstehen diese? Ein Hebel dazu ist die zielgerichtete Nachfragesteuerung des Business. Anhand des Service-Katalogs können die Leistungen und Services der IT in Kategorien eingestuft werden. Somit entsteht beispielsweise die Möglichkeit, den Zugriff auf eine Softwarelösung in Form einer Business Service Kategorisierung in eine „Gold“-Variante mit einer Verfügbarkeit von 99,5%, einer „Silber“-Variante mit einer Verfügbarkeit von 98 % und einer „Bronze“-Variante mit einer Verfügbarkeit von 95% zu gliedern und diese mit unterschiedlichen Service Levels und Preisen auszustatten. Auf diese Weise wird die IT in die Lage versetzt, Kostentreiber (die durch die Transparenz unter Punkt 2 identifiziert werden konnten) bewusst zu steuern und dem Business nicht nur fachliche, sondern auch kaufmännische Parameter für seine Konsumentscheidung an die Hand zu geben. Passiert dies nicht, verlangen die konsumierenden Fachbereiche oftmals unreflektiert den höchstmöglichen Service Level. Diese Einbeziehung des Business in die kaufmännischen Fragestellungen führt zu einer Kommunikation auf Augenhöhe und einer besseren Akzeptanz für niedrigere Service Level beim Fachbereich. Zusätzlich steigen die Verantwortung und das Bewusstsein in den Fachbereichen für die eingekaufte Leistung. Wird von einem Business Service ausschließlich die „Bronze“-Variante bei der eigenen IT bestellt, sinkt erfahrungsgemäß auch die Unzufriedenheit, wenn die Systeme temporär nicht verfügbar sind, da dies die Konsequenz der eigenen bewussten Fachbereichsentscheidung ist.

Darüber hinaus profitiert das gesamte Unternehmen durch eine erhöhte Effizienz in der IT. Teure IT Ressourcen werden bewusst gesteuert und kostentreibende Service-Levels werden nur noch in den Bereichen akzeptiert, in denen sie zwingend erforderlich sind (bspw. weil es sich um geschäftskritische Systeme handelt)., Kosten werden damit kurz-, mittel-, und langfristig gesenkt und die Wettbewerbsfähigkeit der eigenen IT im Vergleich zum externen Markt  wird gesteigert – dies ist am Ende ein Gewinn für alle. Laut McKinsey sparen Unternehmen kurzfristig 5-10% der IT bzw. Shared Service Kosten bereits im ersten Jahr und langfristig können Einsparungen von 15-20% p.a. realisiert werden (*).

 

(*) Quelle: Chubak, Kaplan, Kelly (2011): A business-back approach to technology consumption

Sonderdruck der Computerwoche zum Thema IT-Budgetierung

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  • Nutzen und Einsatz eines IT-Servicekatalogs
  • Bedeutung von Budgetierungsansätzen sowie Run-/Grow-Budgets
  • Vorteile von ITFM-Tools
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5. Dezentrale Servicebestellung und Mengenplanung sowie automatisierter Genehmigungsworkflow

Prozessautomatisierung, -standardisierung und –optimierung sind zentrale Kernfaktoren der Digitalisierung. Wie sieht aber ein idealer Planungsprozess aus, wer wird darin einbezogen und warum? Unsere Erfahrung aus Kundenprojekten der letzten Jahre zeigt, dass der Planungsprozess in der IT und den Shared Service Bereichen oftmals weitestgehend zentral, also ohne systematische Abstimmung mit dem Business erfolgt. Dies hat seine Vorteile und Berechtigung, dennoch geht viel Potential verloren, wenn die Fachbereiche gar nicht oder nur zu einem geringen Teil in die Planung miteinbezogen werden. Oftmals wird das Business dabei vor allem deshalb nicht miteinbezogen, weil die Kommunikation mit allen Ansprechpartnern als schwierig und aufwändig eingeschätzt wird. Diese Sorgen können mithilfe definierter Prozesse und einer Systemunterstützung genommen werden. Um die Vorteile einer Einbeziehung des Business zu heben, bietet sich eine dezentrale Mengenplanung an, in der jeder Fachbereich seine Business Services für das kommende Jahr überprüft. Die erforderlichen Einzelkomponenten und Ressourcen aus der IT ergeben sich dann anhand von Stücklisten aufgrund der Business Service Planung. Die Planung kann zunächst auf einem zentralen Vorschlag in Kombination mit einer kennzahlengestützten Prognosefunktion basieren, beispielsweise der Mengennachfrage aus dem Vorjahr extrapoliert um die Entwicklung der Anzahl Mitarbeiter. Die Fachbereichsverantwortlichen erhalten einen Richtwert, an dem sie ihre Mengen anpassen und zurückmelden können. Dies sollte systemgestützt passieren, sodass alle Verantwortlichen Rechte- und Rollen-basiert auf ihre Daten in einer Planungsmaske zugreifen können und diese im (IT-)Controlling aggregiert ausgewertet werden können. Auf diese Weise wird ein präziseres Bild der zukünftigen Periode gezeichnet, teure Ressourcen und Lizenzen werden effizienter allokiert und Kosteneinsparungen systematisch realisiert.

Der operative Abruf von Services im laufenden Jahr, also Nachbestellungen und Stornierungen von Business Services können systemgestützt über einen Web-Shop automatisiert werden, um alle nachgelagerten Prozesse (Berechtigungsprüfung beim Anfrager, Genehmigung durch Vorgesetzte und Bereichsleiter, etc.) standardisieren und automatisieren zu können.

Darüber hinaus wird durch die Standardisierung und Automatisierung der administrative Aufwand deutlich reduziert, da nun alle Anfragen kanalisiert über eine zentrale Plattform erfolgen.

Aufgrund der Tatsache, dass der Fachbereich von Anfang an in die Mengenplanung eingebunden ist, steigt zudem in aller Regel das Verantwortungsbewusstsein im Fachbereich und die Akzeptanz für Nachzahlungen, die sich aufgrund von kurzfristigen Mengenänderungen im laufenden Jahr ergeben.

Servicekatalog

6. Transfer Pricing – Automatisiertes Aufschlags- und SLA-Management bei landesübergreifenden Transaktionen

In Zeiten der Globalisierung agieren immer mehr Unternehmen in Konzernstrukturen mit einer Fülle an unterschiedlichen Gesellschaften, die über zahlreiche Länder und Kontinente verteilt sind. Damit steigen auch die steuerlichen Anforderungen an das Transfer Pricing bei der Verrechnung von Leistungen über Landes- und Gesellschaftsgrenzen hinweg. Der Dokumentation der Verrechnungsvorgänge kommt dabei eine zentrale Bedeutung zu.

Aus unserer Erfahrung sind dabei vor allem drei Kernelemente für die Dokumentation essentiell:

  1. Preiskalkulation – Wie ist der verrechnete Preis entstanden? Wie sieht die Stückkostenkalkulation hinter der erbrachten Leistung aus und mit welchem Aufschlag wurde diese weiterverrechnet?
  2. Verrechnete Mengen – Welche Leistungs-Menge wurde verrechnet und auf welcher Grundlage wurde diese ermittelt?
  3. Vertrag – Aufgrund welcher vertraglichen Grundlage sind die Leistungen zu den definierten Preisen erbracht worden und welche Service Level wurden angewandt?

All diese Informationen müssen vollständig, periodengerecht und nachvollziehbar dokumentiert werden, um bei einer Betriebsprüfung auch nach vielen Jahren die erforderlichen Nachweise erbringen zu können. Damit dies mit möglichst wenig Aufwand erfolgen kann, ist eine Systemunterstützung zwingend erforderlich. Durch den Einsatz eines Verrechnungs-Tools werden dabei weitere Vorteile generiert: Im Reporting des Systems wird aufgezeigt, wie sich die Stückkosten, Aufschläge und Preise der Leistungen über die Perioden entwickeln und wie diese entstanden sind. Mit der maschinellen Erfassung von Daten kann außerdem die Neutralität der Dokumentation angenommen werden. Das Vertrauen des Betriebsprüfers wird erhöht und das Risiko für steuerliche Nachzahlungen minimiert.

Ein systemgestütztes Preismanagement mit Auf- oder Abschlägen auf die Stückkosten führt auch außerhalb des Transfer Pricings zu elementaren Vorteilen. Durch die Nutzung strategischer (politischer) Preise können Business Services besonders teuer oder günstig (subventioniert) angeboten werden. Somit erhält die IT die Möglichkeit, besonders komplexe, aufwändige und teure Leistungen sukzessive unattraktiv zu machen und damit auslaufen zu lassen. Umgekehrt kann die Nutzung strategisch wichtiger Technologien unterstützt werden Damit wird der IT ein weiteres Werkzeug an die Hand gegeben, um ihre Ziele zur Standardisierung und Effizienzsteigerung zu erreichen, ohne dabei die Akzeptanz und Wertschätzung in den Fachbereichen zu verlieren.

Fortsetzung folgt!

Dann geht es um folgende Themen:

7. Automatisierte Rechnungsstellung

8. Szenariomanagement und Plan-/Ist-Vergleich

9. Reporting