Wie man den Überblick über IT-Kosten bewahrt
Der Umgang mit den Grundsätzen der IT-Kosten-Kontrolle
Ein umfassender Überblick über IT-Ressourcen ermöglicht bessere IT-Kosten-Kontrolle. In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie die Prozesse hinter dieser IT-Kosten-Kontrolle idealerweise aussehen sollten. In unserem letzten Eintrag haben wir bereits über einige Quick Wins des IT Financial Management gesprochen. Dieses Mal gehen wir einen Schritt weiter und stellen uns der logisch folgenden nächsten Frage: „Und jetzt?“
Von den Besonderheiten der IT-Kosten
Sobald man eine Übersicht über die IT-Ressourcen hat, müssen die IT-Kosten auf ihrem gesamten Weg entlang der Wertschöpfungskette verfolgt werden: vom Hauptbuch, über die grundlegenden Kostenstellen, bis hin zu realisierten Business-Services. Im Idealfall kann man genau identifizieren, wie viele und welche IT-Ressourcen aus den Kostenstellen zu einem bestimmten Business-Service beigetragen haben. Und man kann sich schon denken, was die nächste Frage ist:
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Bei der Optimierung von Prozessen der IT-Kostenkontrolle müssen viele Dinge beachtet und Fragen beantwortet werden:
- Was kostet meine IT und welchen Wert generiert Sie?
- Woher genau kommen kosten und kann ich diese reduzieren?
- Wie teile ich mein Budget optimal ein?
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Eine weitere gute Frage, und es gibt verschiedene Arten, sie zu beantworten. Traditionellerweise würden Firmen ihre IT-Kosten mithilfe von Excel-Tabellen und ähnlichen Datenverarbeitungs-Lösungen verwalten. Heutzutage gibt es Software-Tools für das IT Financial Management (wie z.B. anafee), die diese Prozesse vereinfachen können. Sie ermöglichen eine vollständige Übersicht über die Kostenzuteilung an jeder Stelle der Wertschöpfungskette. Doch wie sieht das Ganze im Detail aus?
Der Cost-to-Service-Flow
Wie der Name „Cost-to-Service-Flow“ vermuten lässt, handelt es sich hierbei um eine detaillierte Zuteilung der IT-Kosten vom Hauptbuch bis zu fertigen Business-Services. Das Ziel ist die Feststellung der Total Cost of Ownership (TCO) spezifischer Business Units, sodass man alle damit verbundenen Kosten bis zu ihren Wurzeln zurückverfolgen kann. Die oben erwähnten ITFM-Tools erlauben einen vollständigen und zugänglichen Überblick über diesen Cost-to-Service-Flow:
Hier kann man sehen, wo IT-Kosten herkommen, und wo sie letztlich hinfließen. Üblicherweise werden IT-Kosten vom Hauptbuch auf die verschiedenen Kostenstellen (z.B. Arbeitskräfte, Hardware/Software, Telekommunikation) verteilt. Diese Resourcen werden dann auf die sogenannten IT-Türme verteilt, d.i. Vorprodukte wie das IT-Management und die Datenspeicherung. Von dort werden diese zu verschiedenen IT-Produkten und –Services delegiert, die dann zur Umsetzung von Business-Services verwendet werden. Dieses Schaubild ist selbstverständlich recht rudimentär, während die durch ITFM-Tools ermöglichte Ansicht wesentlich detaillierter ist. Insbesondere anafee entwickelt ein transparentes IT-Kostenmodell, dass zur Optimierung der Kostenzuteilung verwendet werden kann.
Fazit
Vollständige Transparenz ist essenziell, wenn es um IT-Kosten geht, denn die IT-Kosten sind das finanzielle Fundament, auf dem erfolgreiches IT Financial Management aufgebaut ist. Das Aufrechterhalten umfassender Transparenz sorgt für genaue, zielgerichtete Geschäftsentscheidungen. Im nächsten Beitrag werden wir uns genauer mit einem weiteren Pfeiler fruchtbaren IT Financial Managements beschäftigen: IT-Budgeting.
