Wie man dank ITFM sofort den IT-Service verbessert

ITFM sorgt für Quick Wins im IT Service

Die Geschichte der IT ist eine Geschichte voller Missverständnisse. Heutzutage ist es allen klar, dass durchdachter IT-Service unabdingbar ist… allerdings ist er bedauerlicherweise auch sehr unterschätzt.

In vielen Firmen wird die systematische Budgetierung der IT noch sehr stiefmütterlich behandelt (das Legacy Business lässt grüßen). Sogar Unternehmen, die bereits im digitalen Zeitalter angekommen sind, tun sich schwer damit, ihre IT-Kosten zu optimieren. Deswegen wollen wir hier regelmäßig Tipps zum Aufbau und zur Verbesserung Ihres IT Financial Management (ITFM) bzw. Technology Business Management (TBM) liefern.

Fangen wir mit einer simplen Frage an: warum sollten Sie sich überhaupt um ITFM kümmern? Es gibt viele Antworten darauf, doch um das Ganze für den Beginn einfach zu halten, reden wir heute über drei Quick Wins, mit denen Sie quasi sofort Ihre IT-Kostenkontrolle verbessern können.

Wenn man sich diese drei Punkte genau betrachtet, wird schnell klar, dass sie mehr oder weniger auf das gleiche Ziel gerichtet sind: einen allumfassenden Überblick über IT-Kosten und IT-Budget, bei dem alle Beteiligten wissen, wo welche Ressourcen landen und warum. Sobald diese Bedingungen erfüllt sind, wird es wesentlich einfacher, dass IT-Budget effektiv einzuplanen und im Blick zu behalten. In unserem nächsten Beitrag (bevor wir detaillierter auf das Management des IT-Budgets eingehen) werfen wir einen genaueren Blick auf IT-Kostenkontrolle.

IT-Servicekatalog

1. Ein angemessener IT-Servicekatalog

Dieser erste Punkt erscheint fast schon zu offensichtlich, aber ein vollständiger und übersichtlicher IT-Servicekatalog ist viel wert, wenn es um das Management der IT-Kosten geht. Zunächst liefert er einen vollständigen Überblick über all Ihre IT-Ressourcen. Des Weiteren können Sie damit auch Ihren Kunden diesen Überblick bieten. Aber was gehört in einen vollständigen IT-Servicekatalog? Er sollte Fragen beantworten wir: welche Services und Produkte werden Angeboten? Wieviel kosten diese? Wann und wo sind sie einsetzbar? Und (last but not least) welchen Wert können sie generieren?

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Bei der Optimierung von Prozessen der IT-Kostenkontrolle müssen viele Dinge beachtet und Fragen beantwortet werden:

  • Was kostet meine IT und welchen Wert generiert Sie?
  • Woher genau kommen kosten und kann ich diese reduzieren?
  • Wie teile ich mein Budget optimal ein?

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IT-Kostenkontrolle
IT-Budgeting und Forecasting

2. Budgetierung und Forecasting

Bevor Ihre IT-Services und -Produkte zum Einsatz kommen, ist es Aufgabe des IT-Controllers, sich einen Überblick über das IT-Budget zu verschaffen. Sobald die Größe des Budgets im Blick ist, kann man den Zahlen entsprechend eine Strategie entwickeln. Welche IT-Services und -Produkte haben welche Priorität? Wo können IT-Kosten eingespart werden? Und in welche Projekte sollten übrig gebliebene Ressourcen investiert werden? Erst wenn Sie diese Fragen gezielt in Ihre Planung einfließen lassen können, werden Sie in der Lage sein, ihr IT-Budget fundiert und umfassend anzupassen. Darüber hinaus ist es wichtig, das Budget aus den verschiedensten Perspektiven betrachten zu können: CFOs, IT Directors und CIOs muss der Wert der IT klargemacht werden, und zwar mit Begriffen, die für deren Zuständigkeitsbereich relevant sind; wie lassen sich zum Beispiel Ausgaben für Hardware in wertsteigernde IT Services übersetzen? Es ist unabdingbar, die Kommunikation zwischen den einzelnen Stationen zu verbessern.

Transparenz und Kommunikation

3. Maximierung der Transparenz

Bleiben wir beim Thema Kommunikation: diese sollte über alle Konzerngrenzen hinaus für alle Stakeholder vereinfacht werden, um fehlerhafte IT-Budgetierung zu vermeiden. Dies ist möglich, wenn es eine gemeinsame Plattform gibt, über die Stakeholder einen transparenten Blick auf die IT-Ressourcen haben. Wenn Verbraucher von IT-Services wissen, welche Produkte und Services sie wo zu welchem Zweck verwenden, können sie in Zukunft gezieltere, klügere Entscheidungen bei der Konsultierung von IT-Services treffen. Zugleich wird es durch die erhöhte Transparenz einfacher, überflüssige und übermäßige Ausgaben zu identifizieren und neu zuzuteilen.

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